Política de Tratamiento de Datos Personales
Vigente desde el 15 de octubre de 2026 · Versión 1.0
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo: katerin.molina@safiracorp.com
Teléfono: +57 311 513 4340
Sitio: safiracorp.com
Opera comercialmente bajo las marcas SAFIRA, Safira Origin y Safira Bunna.
Correo: lina.molina@safiracorp.com
Teléfono: +34 747 489 716
Actúa como punto de contacto para titulares y autoridades de control de la UE.
1. Para qué sirve este documento
Aquí explicamos qué datos personales recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puedes controlarlos. Se aplica a nuestro sitio web, a nuestras comunicaciones comerciales y a la relación con clientes, proveedores y contactos del sector.
Cumplimos la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia (compilados en el Decreto 1074 de 2015). Cuando tratamos datos de personas que se encuentran en la Unión Europea, cumplimos además el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), que nos alcanza por su artículo 3.2 al dirigir nuestra oferta a compradores en la Unión.
2. Qué datos tratamos
- Identificación y contacto profesional: nombre, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono y país.
- Datos de la relación comercial: solicitudes de cotización y de muestras, pedidos, documentos de exportación, datos de facturación y de pago.
- Correspondencia: los mensajes que intercambiamos contigo por correo o WhatsApp.
Este sitio no te rastrea. No usa cookies, no tiene analítica ni píxeles publicitarios y no guarda información del visitante. El formulario de contacto abre tu propio programa de correo con el mensaje ya redactado: nada se envía a un servidor nuestro hasta que tú le das enviar. Lo único que queda en tu navegador es si prefieres leer la página en inglés o en español. Las tipografías se cargan desde Google Fonts, lo que implica que tu dirección IP llega a Google al abrir la página.
No recogemos datos sensibles ni datos de menores de edad, y no los necesitamos para ninguna de nuestras finalidades.
3. Para qué los usamos y con qué fundamento
| Finalidad | Fundamento en Colombia | Base jurídica RGPD |
|---|---|---|
| Atender solicitudes de cotización, muestras e información comercial | Autorización del titular | Medidas precontractuales — art. 6.1.b |
| Gestionar la relación comercial, el contrato y la exportación | Autorización y ejecución del contrato | Ejecución del contrato — art. 6.1.b |
| Dirigir ofertas de café verde y tostado a empresas del sector | Autorización del titular | Interés legítimo — art. 6.1.f |
| Cumplir obligaciones aduaneras, cambiarias, tributarias, de prevención de lavado de activos y de trazabilidad | Obligación legal | Obligación legal — art. 6.1.c |
| Atender y dejar constancia del ejercicio de tus derechos | Obligación legal | Obligación legal — art. 6.1.c |
Sobre el interés legítimo
Ofrecemos café a empresas que ya operan en el sector cafetero, usando únicamente datos de contacto profesional. Hemos valorado el impacto sobre tu privacidad: los datos no son de ámbito privado, no elaboramos perfiles ni tomamos decisiones automatizadas, y cada mensaje incluye una forma inmediata de darte de baja. Puedes oponerte en cualquier momento, sin explicar por qué, y dejaremos de escribirte.
4. De dónde vienen los datos que no nos diste tú
Cuando no nos has escrito primero, obtenemos tus datos de contacto profesional de fuentes de acceso público o de uso comercial habitual: sitios web corporativos, directorios y asociaciones del sector cafetero, registros públicos de importación, ferias y ruedas de negocio, y bases de datos profesionales B2B.
Las categorías son siempre las mismas: nombre, cargo, empresa, correo y teléfono profesionales, país y actividad. Si quieres saber de qué fuente concreta salieron tus datos, pídenoslo y te lo decimos.
5. Autorización
Recogemos tu autorización a más tardar en el momento de obtener los datos, informándote qué datos tomamos y para qué. Puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas —por ejemplo, enviarnos una solicitud de cotización—. El silencio nunca equivale a autorización. Conservamos prueba de la autorización mientras tratemos tus datos.
6. Con quién compartimos tus datos
- Agencias de aduana, transportadores y navieras, para poder exportar.
- Entidades financieras, para recibir y hacer pagos.
- Asesores contables, tributarios y jurídicos sujetos a deber de confidencialidad.
- Autoridades, cuando una norma o una orden judicial lo exija.
- Proveedores tecnológicos que alojan nuestro correo corporativo, nuestros archivos y este sitio web.
No vendemos, alquilamos ni cedemos bases de datos a terceros con fines publicitarios.
7. Transferencias internacionales
Tratamos los datos principalmente en Colombia, y en los países donde operan nuestros proveedores de correo y de alojamiento.
La Comisión Europea no ha adoptado una decisión de adecuación respecto de Colombia. Cuando recibamos datos desde la Unión Europea en un supuesto que constituya transferencia internacional conforme al Capítulo V del RGPD, la ampararemos en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión. Puedes pedirnos una copia escribiendo a la dirección del punto 10 y te la entregamos gratuitamente.
Las transferencias desde Colombia se hacen conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
8. Cuánto tiempo los conservamos
- Contactos sin relación comercial: dos años desde el último contacto, o hasta que te opongas, lo que ocurra primero.
- Clientes y proveedores: durante la relación y diez años después, por las obligaciones contables y comerciales colombianas.
- Prueba de la autorización y del ejercicio de derechos: mientras dure el tratamiento y cinco años más.
Cumplidos esos plazos, suprimimos o anonimizamos la información.
9. Tus derechos
Si estás en Colombia — artículo 8, Ley 1581 de 2012
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
- Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base.
- Acceder de forma gratuita a tus datos.
Si estás en la Unión Europea — artículos 15 a 22, RGPD
- Acceso, rectificación y supresión.
- Limitación del tratamiento y portabilidad.
- Oposición. Frente a la prospección comercial, el derecho de oposición es absoluto: basta con que lo pidas.
- Retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
- No ser objeto de decisiones automatizadas. No tomamos decisiones automatizadas ni elaboramos perfiles.
10. Cómo ejercerlos
Escribe a katerin.molina@safiracorp.com con el asunto Protección de datos, indicando tu nombre completo, un documento de identificación, la petición concreta y un correo de contacto. Si estás en la UE puedes dirigirte a nuestra representante, Lina María Molina Roa, en lina.molina@safiracorp.com. El trámite es gratuito.
El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es la Gerencia General de Salomón Proyectos e Inversiones S.A.S.
Plazos en Colombia
- Consultas: diez días hábiles. Si no alcanzamos, te explicamos por qué y damos nueva fecha, que no superará cinco días hábiles más.
- Reclamos: quince días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta ocho días hábiles más informándote del motivo.
- Reclamo incompleto: te pedimos lo que falte dentro de los cinco días siguientes. Si pasan dos meses sin respuesta tuya, se entiende desistido.
- Si no somos competentes: trasladamos el reclamo a quien corresponda dentro de los dos días hábiles siguientes y te avisamos.
- Mientras el reclamo esté en curso, incluimos la leyenda "reclamo en trámite" en la base de datos dentro de los dos días hábiles siguientes.
Plazo en la Unión Europea
Un mes desde la recepción, prorrogable dos meses más por la complejidad o el número de solicitudes, informándote dentro del primer mes.
11. Reclamar ante la autoridad
Colombia: puedes presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayas agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros, como exige el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Unión Europea: puedes reclamar ante la autoridad de control de tu país de residencia. En España es la Agencia Española de Protección de Datos.
12. Seguridad
Aplicamos medidas razonables y proporcionadas: cuentas de correo corporativo con credenciales individuales, acceso restringido a quien lo necesita para su trabajo, copias de respaldo periódicas y revisión de los accesos. Ningún sistema es infalible; si se produce un incidente que afecte tus datos, actuaremos conforme a la ley y te informaremos cuando corresponda.
13. Vigencia y cambios
Esta política entra en vigencia el 15 de octubre de 2026. Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras dure la actividad comercial y los plazos de conservación del punto 8.
Si cambiamos algo sustancial te lo comunicaremos antes de aplicarlo. Si el cambio afecta la finalidad del tratamiento, te pediremos una nueva autorización.
Personal Data Protection Policy
In force since 15 October 2026 · Version 1.0
Registered office: Bogotá D.C., Colombia
Email: katerin.molina@safiracorp.com
Phone: +57 311 513 4340
Website: safiracorp.com
Trading under the SAFIRA, Safira Origin and Safira Bunna brands.
Email: lina.molina@safiracorp.com
Phone: +34 747 489 716
Acts as the point of contact for data subjects and EU supervisory authorities.
1. What this document is for
This explains what personal data we collect, what we use it for, who we share it with and how you can control it. It covers our website, our commercial communications and our dealings with customers, suppliers and industry contacts.
We comply with Colombia's Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013. Where we process the data of people located in the European Union, we also comply with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), which reaches us through its Article 3.2 because we direct our offer to buyers in the Union.
2. What data we process
- Professional identification and contact details: name, job title, company, email, phone and country.
- Commercial relationship data: quotation and sample requests, orders, export documents, billing and payment details.
- Correspondence: the messages we exchange with you by email or WhatsApp.
This site does not track you. No cookies, no analytics, no advertising pixels, no visitor logging on our side. The contact form opens your own mail app with the message already written: nothing reaches a server of ours until you press send. The only thing kept in your browser is whether you prefer English or Spanish. Typefaces are loaded from Google Fonts, which means your IP address reaches Google when the page opens.
We do not collect sensitive data or data about minors, and we do not need either for any of our purposes.
3. Why we use it, and on what basis
| Purpose | Basis in Colombia | GDPR legal basis |
|---|---|---|
| Responding to quotation, sample and information requests | Data subject's authorisation | Pre-contractual steps — Art. 6(1)(b) |
| Managing the commercial relationship, the contract and the export | Authorisation and performance of contract | Performance of contract — Art. 6(1)(b) |
| Offering green and roasted coffee to companies in the trade | Data subject's authorisation | Legitimate interest — Art. 6(1)(f) |
| Meeting customs, foreign-exchange, tax, anti-money-laundering and traceability obligations | Legal obligation | Legal obligation — Art. 6(1)(c) |
| Handling and recording the exercise of your rights | Legal obligation | Legal obligation — Art. 6(1)(c) |
On legitimate interest
We offer coffee to companies already operating in the coffee trade, using professional contact details only. We have weighed the impact on your privacy: the data is not private in nature, we do not profile you or make automated decisions, and every message carries an immediate way to opt out. You may object at any time, without giving a reason, and we will stop writing to you.
4. Where data we did not get from you comes from
When you have not written to us first, we obtain your professional contact details from publicly accessible or commercially available sources: corporate websites, coffee-industry directories and associations, public import records, trade fairs and business meetings, and B2B professional databases.
The categories are always the same: name, job title, company, professional email and phone, country and line of business. If you want to know the specific source your details came from, ask us and we will tell you.
5. Authorisation
We obtain your authorisation no later than when we collect the data, telling you what we take and what for. It may be given in writing, orally or through unambiguous conduct — sending us a quotation request, for example. Silence is never treated as authorisation. We keep evidence of it for as long as we process your data.
6. Who we share your data with
- Customs brokers, carriers and shipping lines, so we can export.
- Financial institutions, to receive and make payments.
- Accounting, tax and legal advisers bound by confidentiality.
- Public authorities, where a legal provision or court order requires it.
- Technology providers hosting our corporate email, our files and this website.
We do not sell, rent or hand over databases to third parties for advertising purposes.
7. International transfers
We process data mainly in Colombia, and in the countries where our email and hosting providers operate.
The European Commission has not adopted an adequacy decision for Colombia. Where we receive data from the European Union in circumstances amounting to an international transfer under Chapter V of the GDPR, we rely on the Standard Contractual Clauses approved by Commission Implementing Decision (EU) 2021/914. You may request a copy at the address in section 10 and we will provide it free of charge.
Transfers out of Colombia follow Article 26 of Law 1581 of 2012.
8. How long we keep it
- Contacts with no commercial relationship: two years from the last contact, or until you object, whichever comes first.
- Customers and suppliers: for the duration of the relationship and ten years afterwards, under Colombian accounting and commercial obligations.
- Evidence of authorisation and of rights exercised: for the duration of the processing and five years afterwards.
Once those periods expire we delete or anonymise the information.
9. Your rights
If you are in Colombia — Article 8, Law 1581 of 2012
- Access, update and correct your data.
- Request evidence of the authorisation you gave us.
- Be informed about how we have used it.
- File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce.
- Withdraw your authorisation and request deletion, where no legal or contractual duty requires you to remain in the database.
- Access your data free of charge.
If you are in the European Union — Articles 15 to 22, GDPR
- Access, rectification and erasure.
- Restriction of processing and data portability.
- Objection. Against direct marketing the right to object is absolute: you need only ask.
- Withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of earlier processing.
- Not to be subject to automated decisions. We make no automated decisions and carry out no profiling.
10. How to exercise them
Write to katerin.molina@safiracorp.com with the subject Data protection, stating your full name, an identification document, your specific request and a contact email. If you are in the EU you may instead contact our representative, Lina María Molina Roa, at lina.molina@safiracorp.com. There is no charge.
The area responsible for handling requests, enquiries and complaints is the General Management of Salomón Proyectos e Inversiones S.A.S.
Deadlines in Colombia
- Enquiries: ten working days. If we cannot meet that, we explain why and give a new date, no more than five working days later.
- Complaints: fifteen working days from the day after receipt, extendable by up to eight working days with notice of the reason.
- Incomplete complaints: we ask for what is missing within five days. If two months pass without your reply, the complaint is treated as withdrawn.
- If we are not the right party: we forward the complaint within two working days and tell you.
- While a complaint is open we record the note "claim under review" in the database within two working days.
Deadline in the European Union
One month from receipt, extendable by two further months given the complexity or number of requests, with notice within the first month.
11. Complaining to a supervisory authority
Colombia: you may complain to the Superintendence of Industry and Commerce, once you have exhausted the enquiry or complaint procedure with us, as Article 16 of Law 1581 of 2012 requires.
European Union: you may lodge a complaint with the supervisory authority of your country of residence. In Spain this is the Spanish Data Protection Agency.
12. Security
We apply reasonable and proportionate measures: corporate email accounts with individual credentials, access restricted to those who need it for their work, regular backups and periodic review of access. No system is infallible; if an incident affects your data we will act as the law requires and inform you where appropriate.
13. Effective date and changes
This policy takes effect on 15 October 2026. Our databases remain in force for as long as the business operates and the retention periods in section 8 run.
If we change anything substantial we will tell you before applying it. If the change affects the purpose of the processing, we will ask for fresh authorisation.